【中國(guó)數(shù)字視聽網(wǎng)訊】無紙化會(huì)議不但省時(shí)省力，還更環(huán)保。而傳統(tǒng)的會(huì)議必然帶來會(huì)山文海的困擾。一場(chǎng)重要的政府會(huì)議下來，紙質(zhì)材料多則幾百上千頁，少則幾十頁，籌備一場(chǎng)大型會(huì)議光印刷和耗材費(fèi)用就要數(shù)萬元，而這些材料的準(zhǔn)備、裝訂和分發(fā)更是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還需要專門的會(huì)務(wù)組去承擔(dān)這項(xiàng)職能，增加人力成本。

經(jīng)濟(jì)型無紙化會(huì)議：公信DCS-2021

無紙化會(huì)議的好處不言而喻，而當(dāng)下市場(chǎng)上的無紙化產(chǎn)品節(jié)省了印刷和會(huì)務(wù)方面的成本的同時(shí)，卻增加了會(huì)議設(shè)備的一次性投入，一臺(tái)自帶大屏幕觸摸屏的無紙化會(huì)議終端價(jià)格不菲。如何降低無紙化會(huì)議設(shè)備的成本，使之真正經(jīng)濟(jì)適用才是值得我們?nèi)ヌ接憽?/p>

目前，在無紙化會(huì)議系統(tǒng)領(lǐng)域中，按形式可以分為三大類型：

1、固定型無紙化會(huì)議產(chǎn)品：其操作終端固定在會(huì)議桌上，以大型觸摸屏為載體，通過安裝操作軟件實(shí)現(xiàn)無紙化功能，有升降、嵌入、折疊等形式。

大型觸摸屏為載體

2、終端型無紙化會(huì)議產(chǎn)品：通過在會(huì)議終端上配置觸摸屏，利用自主研發(fā)的操作平臺(tái)實(shí)現(xiàn)無紙化會(huì)議。

在會(huì)議終端上配置觸摸屏

3、經(jīng)濟(jì)型無紙化會(huì)議產(chǎn)品：利用市面上的平板電腦或智能手機(jī)為操作終端，配合廠家開發(fā)的會(huì)議終端產(chǎn)品，以此達(dá)到無紙化會(huì)議的建立。

利用市面上的平板電腦或智能手機(jī)為操作終端 公信DCS-2021

面對(duì)類型多樣，卻千差萬別的無紙化會(huì)議產(chǎn)品，我們的項(xiàng)目采購(gòu)商必然會(huì)覺得一下子無從下手，對(duì)于一個(gè)公司或單位機(jī)構(gòu)來說，采購(gòu)任何一套會(huì)議產(chǎn)品，都會(huì)考慮以下眾多的因素，如：工程造價(jià)、品牌、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品功能、產(chǎn)品售后、用戶體驗(yàn)等。而成本投入必然是影響一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的重要條件。下面將從成本投入的角度來分析它們的優(yōu)缺點(diǎn)：

一、操作平臺(tái)的建設(shè)成本

不同的廠家有著截然不同的差別，這里就不對(duì)此做比較。

二、會(huì)議室相關(guān)設(shè)備配套成本（無紙化會(huì)議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★☆☆☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

經(jīng)濟(jì)型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

從會(huì)議室裝修配套成本來看，固定型無疑是造價(jià)最高昂的，其終端設(shè)備多為大型觸摸屏，為了不破壞會(huì)議室的整體性，制造商常以升降或嵌入的形式來配置這一類別的產(chǎn)品，且多為有線設(shè)備，這就使得會(huì)議場(chǎng)所配套的會(huì)議桌必須根據(jù)產(chǎn)品的尺寸外觀來訂制改造。一個(gè)工程下來大大小小的辦公設(shè)備購(gòu)置、會(huì)議網(wǎng)絡(luò)的搭建、會(huì)議產(chǎn)品購(gòu)買，讓整個(gè)工程價(jià)格提高不少。同時(shí)由于終端設(shè)備體積巨大，使得會(huì)議室單位面積內(nèi)能容納的開會(huì)人數(shù)減少，降低了會(huì)場(chǎng)單位面積的利用率。

而經(jīng)濟(jì)型和終端型在會(huì)議室改造成本上突顯其靈活性。只要簡(jiǎn)單的調(diào)整，搭建起會(huì)議終端，即可以把整套設(shè)備連接起來使用。

三、終端設(shè)備成本（無紙化會(huì)議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

經(jīng)濟(jì)型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

在終端設(shè)備的配置上，由于固定型采用的是大型的觸摸屏顯示設(shè)備，其技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)完善，在眾多的電子商務(wù)平臺(tái)都能查詢，價(jià)格透明。而終端型由于把觸摸屏集成到了會(huì)議終端上，成為了制造商進(jìn)行捆綁式銷售的途徑，用戶缺少自由選購(gòu)的空間。而經(jīng)濟(jì)型在這一層面上擁有其先天優(yōu)勢(shì)，只要購(gòu)置相對(duì)實(shí)惠的會(huì)議終端，即可使用討論、同傳、攝像聯(lián)動(dòng)等基本功能，且無需軟件支持。而功能的擴(kuò)展只需要使用市面上任何的移動(dòng)智能設(shè)備（智能手機(jī)/平板電腦）下載廠家所提供的免費(fèi)APP即可實(shí)現(xiàn)會(huì)議表決、會(huì)議簽到、會(huì)議議程查詢、會(huì)議文件查詢等功能。

四、升級(jí)改造成本（無紙化會(huì)議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★★☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★☆☆☆☆

經(jīng)濟(jì)型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

由于觸摸屏的技術(shù)和尺寸隨著時(shí)間的推移，原有的技術(shù)和屏幕的尺寸可能不合時(shí)宜，而采購(gòu)會(huì)議設(shè)備時(shí)想一步到位的話，則一次性投入的成本可能超出預(yù)算，固定型和終端型在這方面缺點(diǎn)明顯，目前可選擇的屏幕尺寸有限，而后期要升級(jí)觸摸屏?xí)r則必須整個(gè)終端更換，改造成本高昂。而經(jīng)濟(jì)型在預(yù)算有限的情況下，可以先配置較實(shí)惠的Pad，后期升級(jí)比較靈活，只要更換pad（或智能手機(jī)）就可以實(shí)現(xiàn)配置和屏幕尺寸的升級(jí)。

觸摸屏

五、會(huì)務(wù)人力成本（無紙化會(huì)議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

經(jīng)濟(jì)型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

由于固定型和終端型不具備可移動(dòng)的靈活性，與會(huì)人員要是會(huì)后翻查會(huì)議文件，需要與會(huì)人員自備的移動(dòng)存儲(chǔ)器來拷貝或通過會(huì)務(wù)人員在會(huì)后通過郵件、第三方軟件等形式來發(fā)放會(huì)議文件，不但增加了會(huì)務(wù)人員的工作量，還會(huì)對(duì)與會(huì)者造成諸多不便。然而經(jīng)濟(jì)型在這一層面上就能充分的發(fā)揮了其可移動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，會(huì)務(wù)人員只要通過無線網(wǎng)絡(luò)根據(jù)會(huì)議的需求對(duì)相關(guān)人員發(fā)送會(huì)議文件，與會(huì)人員即可在會(huì)后隨時(shí)隨地通過手中的移動(dòng)產(chǎn)品翻查。

人性化的產(chǎn)品更適合現(xiàn)代會(huì)議的需求

固定型和終端型無紙化會(huì)議產(chǎn)品與會(huì)議桌位置相對(duì)固定，不能輕易移動(dòng),操作受限，與會(huì)者只要稍微遠(yuǎn)離會(huì)議桌即有可能看不清楚觸摸屏上的會(huì)議信息。而經(jīng)濟(jì)型無紙化會(huì)議產(chǎn)品由于采用的是智能終端產(chǎn)品（智能手機(jī)/平板電腦）與會(huì)議終端產(chǎn)品相結(jié)合的形式構(gòu)建整套系統(tǒng)，與會(huì)者可以通過無線網(wǎng)絡(luò)自由操作，不再局限于設(shè)備因素，有效提高會(huì)議效率。當(dāng)會(huì)議召開的頻率較低時(shí)，高昂設(shè)備的使用價(jià)值沒有得到充分的發(fā)揮；而經(jīng)濟(jì)型配套的pad除了在會(huì)議開會(huì)時(shí)作為無紙化會(huì)議擴(kuò)展應(yīng)用之外，在不召開會(huì)議的時(shí)候， pad還可以拿出會(huì)議室作為其他用途使用，讓設(shè)備價(jià)值最大化。更為人性化的設(shè)計(jì)理念才是現(xiàn)代會(huì)議所真正需要的。

（編輯：石頭）